Organizujemy konferencje i zjazdy w każdej skali – od spotkań kilkunastoosobowych zespołów po wielotysięczne Kongresy Medyczne. Współpracujemy z Uczelniami, Towarzystwami Medycznymi i Firmami przygotowując eventy, szkolenia outdoorowe, spotkania cykliczne, roczne, regionalne.
WSPÓŁPRACĘ Z KOMITETEM NAUKOWYM I ORGANIZACYJNYM
program konferencji, zapraszanie prelegentów, organizacja transportu i rezerwacji hotelowej, podpisywanie umów, rozliczenie z komitetem naukowym i organizacyjnym, system przyjmowania i recenzji streszczeń naukowych prac oryginalnych, pozyskanie patronatów instytucji i mediów oraz punktów edukacyjnych, reagowanie na bieżące wyzwania organizacyjne
OBSŁUGĘ UCZESTNIKÓW
system rejestracji uczestników, poczta tradycyjna, mailing i call center, rezerwacja hotelowa, listy obecności, biuro konferencji na miejscu wydarzenia, wydawanie materiałów konferencyjnych i identyfikatorów, wysyłka imiennych certyfikatów
WSPÓŁPRACĘ Z FIRMAMI
Przygotowanie oferty sponsorskiej, pozyskanie certyfikatu Infarmy oraz MedTech, przygotowanie planu powierzchni wystawienniczej, pomoc wystawcom na miejscu wydarzenia, rozliczenia z firmami
MARKETING I PROMOCJĘ
budowa strony internetowej, aplikacja mobilna, dedykowany adres mailowy, opracowanie projektów graficznych (m.in. logo, baner, papier firmowy, program, layout prezentacji), wydarzenie na Facebook’u, informacja na stronach Towarzystw, reklama w czasopismach medycznych
OBSŁUGĘ LOGISTYCZNĄ
organizacja przejazdów, obsługa biura konferencji, obsługa na miejscu, dedykowany koordynator projektu, ubezpieczenie, organizacja wydarzeń towarzyszących, oprawa artystyczna, wsparcie techniczne (systemy do głosowania, kabiny symultaniczne)
WSPÓŁPRACĘ Z OBIEKTAMI HOTELOWYMI
założenie rezerwacji hotelowej, korespondencja z hotelem, przygotowanie list roomingowych, uzgodnienie wszelkich szczegółów dotyczących pobytu w hotelu, rozliczenie z obiektem hotelowym
OBSŁUGĘ KSIĘGOWO-PRAWNĄ
opracowanie kosztorysu oraz budżetu wydarzenia, rozliczenie księgowo-finansowe, podpisywanie umów, wystawienie faktur i paragonów, opracowanie regulaminu wydarzenia, RODO
SERWIS GASTRONOMICZNY
organizacja cateringu, dobór przerw kawowych oraz lunchu, organizacja uroczystych kolacji, koktajlów powitalnych, bankietów oraz jubileuszy
MATERIAŁY KONFERENCYJNE
przygotowanie, zakup i spakowanie dedykowanych materiałów konferencyjnych – torby, teczki, długopisy, notatniki, pendrive’y, identyfikatory, smycze i wiele innych